Serienmail

Die Serienmail sendet eine persönliche E-Mail an jede Person auf einer Liste, die Sie schon haben: eine Excel- oder CSV-Datei oder aus Outlook oder Gmail eingefügte Adressen. Jeder Empfänger bekommt seine eigene E-Mail mit Namen und Angaben, gesendet von Ihrem eigenen Postfach, und niemand sieht die anderen. Eine optionale Erinnerung geht an alle, die nicht antworten.

Serienmail oder Kampagne?

Beide senden über dieselbe Technik. Die Serienmail ist der schnelle Weg, wenn Sie die Liste und eine Nachricht haben.

Vor der Registrierung ausprobieren

Auf den Serienmail-Seiten von datasend.ai, etwa „Serienmail aus Excel“, können Sie ohne Konto beginnen.

1. Laden Sie auf der Seite Ihre Excel-Datei hoch oder fügen Sie Ihre Adressen ein.
2. Prüfen Sie, wer eine E-Mail bekommt, und klicken Sie dann auf Weiter: E-Mail schreiben.
3. Erstellen Sie Ihr Konto. Ihre Liste wartet in Ihrem Browser und öffnet sich in der Serienmail, sobald Sie angemeldet sind.

Hochladen, Schreiben und die Vorschau sind kostenlos und ohne Karte möglich. Ihre Datei oder Adressen werden in Ihrem Browser gelesen; nichts wird hochgeladen, bevor Sie senden.

Die Serienmail öffnen

Klicken Sie in der App in der Seitenleiste auf Serienmail, direkt unter Kampagnen, oder oben auf der Seite Kampagnen auf den Button Serienmail. Der Bildschirm hat drei Schritte: Kontakte, E-Mail und Senden.

Eine kurze Anleitung über jedem Schritt sagt, was zu tun ist und was als Nächstes passiert. Wie funktioniert das? startet eine Tour, die auf jeden Teil des Schritts zeigt; sie startet auch von selbst, wenn Sie einen Schritt zum ersten Mal erreichen. Anleitung ausblenden klappt die Anleitung ein, und Anleitung zeigen holt sie zurück.

Schritt 1: Kontakte

Wählen Sie Excel / CSV oder Adressen einfügen.

Aus einer Datei:

1. Klicken Sie auf Excel oder CSV hochladen oder ziehen Sie die Datei darauf. Excel (.xlsx, .xls, .xlsm), OpenDocument (.ods) und CSV funktionieren; gelesen wird nur das erste Tabellenblatt.
2. Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten, etwa Name, Firma, E-Mail.
3. Prüfen Sie Spalte mit der E-Mail. Sie wird automatisch erkannt, und Sie können sie ändern.

Aus eingefügten Adressen:

1. Kopieren Sie die Adressen aus der Zeile An, Cc oder Bcc in Outlook oder Gmail, aus einer alten E-Mail oder aus einer Tabelle.
2. Fügen Sie sie in das Feld ein. Jede Adresse kann in einer eigenen Zeile stehen oder durch Kommas oder Semikolons getrennt sein.
3. Wenn „N Adressen gefunden“ stimmt, klicken Sie auf Adressen übernehmen.

Steht ein Name bei der Adresse, etwa „Anna Müller“ gefolgt von ihrer Adresse in spitzen Klammern, wird er in der Anrede verwendet. Adressen bearbeiten bringt Sie zurück zum Feld.

Danach sehen Sie die Zahl der Empfänger, die Spalten, die Sie in den Text einfügen können, und die ersten Empfänger. Zeilen ohne gültige E-Mail werden ausgelassen, und eine doppelt vorkommende Adresse bekommt eine E-Mail.

Hinweis: Eine Serienmail geht an höchstens 5.000 Empfänger. Bei einer längeren Liste werden die ersten 5.000 Zeilen verwendet.

Schritt 2: E-Mail

1. Schreiben Sie den Betreff.
2. Schreiben Sie den E-Mail-Text. Der Text beginnt mit „Hallo“ und dem Namen, wenn Ihre Liste eine Namensspalte hat (sonst mit „Guten Tag“), und endet mit „Viele Grüße“. Schreiben Sie Ihre Nachricht dazwischen; der Standardtext allein lässt sich nicht senden.
3. Um eine Angabe aus der Liste einzufügen, setzen Sie den Cursor an die richtige Stelle und klicken Sie unter Einfügen: auf eine Spalte. Spalten werden zu Variablen, die nach ihren Überschriften benannt sind, etwa {{Name}} oder {{Company}}; Leerzeichen und Akzente werden ersetzt, sodass aus „First name“ {{First_name}} wird.
4. Prüfen Sie rechts So sieht es …. Mit den Pfeilen blättern Sie durch Ihre Empfänger, jeweils mit ihren eigenen Angaben.
5. Lassen Sie Wer nicht antwortet, wird erinnert eingeschaltet oder entfernen Sie das Häkchen. Wählen Sie, nach wie vielen Tagen: 2, 3, 4, 5, 7 oder 10 (standardmäßig 3), und bearbeiten Sie den Text der Erinnerung.
6. Klicken Sie auf Weiter.

Die Erinnerung geht im selben Thread als Antwort raus („Re:“ plus Ihr Betreff), mit Ihrer ersten E-Mail darunter zitiert. Wer antwortet, bekommt keine Erinnerung.

Für Empfänger mit leerer Zelle setzen Sie nach einem senkrechten Strich einen Ersatzwert: {{Name|there}} gibt „there“ aus, wenn kein Name vorhanden ist. Eine leere Angabe direkt vor einem Komma nimmt ihr Leerzeichen mit, sodass „Hallo,“ nie als „Hallo ,“ erscheint.

Schritt 3: Senden

1. Wählen Sie unter Senden aus Ihr Postfach.
2. Noch kein Postfach? Klicken Sie auf Postfach verbinden, geben Sie E-Mail, Passwort und Ihr Name (Absender) ein und klicken Sie dann auf Verbinden. Die Anmeldung wird vor dem Speichern getestet. Für Gmail mit Zwei-Faktor-Anmeldung verwenden Sie ein App-Passwort.
3. Lesen Sie die Planzeile, zum Beispiel „Aus sie@firma.de: 50 heute, der Rest an den nächsten Tagen.“
4. Klicken Sie auf N E-Mails senden.

Ein hier verbundenes Postfach startet mit einem Limit von 50 E-Mails am Tag. Die E-Mails gehen einzeln und zeitlich verteilt raus, damit es wirkt, als hätten Sie jede selbst geschrieben, und Antworten kommen direkt in Ihr Postfach.

Nach dem Senden

Die Fortschrittsansicht zeigt:

• Wird gesendet, Gesendet oder Pausiert, und wie viele von der Gesamtzahl gesendet wurden.
• Wie viele Antworten eingegangen sind, wie viele Erinnerungen rausgegangen sind, wie viele Adressen werden geprüft und wie viele nicht zugestellt wurden.
• Wann die Erinnerung rausgeht.

Mit Antworten in der Unibox lesen und beantworten Sie Antworten in der Unibox, mit Pausieren oder Fortsetzen stoppen Sie den Versand und setzen ihn fort, und mit Neue Serienmail starten Sie eine weitere. Frühere Serienmails listet Ihre letzten Serienmails. Klicken Sie auf eine, um ihren Fortschritt zu sehen.

Was im Hintergrund passiert

Eine Serienmail läuft als ganz normale Kampagne, benannt nach Ihrer Datei. Sie erscheint deshalb auch auf der Seite Kampagnen, mit ihren Leads und ihrer Analytik.

• Jede Adresse wird zuerst geprüft. Adressen, die nicht existieren, werden nie angeschrieben, was Ihr Postfach schützt.
• Ihr Text geht genau so raus, wie Sie ihn geschrieben haben: ohne KI-Umschreibung und ohne Öffnungs-Tracking.
• Statt eines Abmeldelinks im Text zeigen Gmail, Outlook und andere Programme einen Button Abbestellen neben Ihrem Namen. Wer sich von Ihren früheren E-Mails abgemeldet hat, und Adressen auf Ihrer Blacklist werden übersprungen.
• Die Tagesmenge richtet sich nach dem Tageslimit Ihres Postfachs, das mit allen Kampagnen geteilt wird, die dasselbe Postfach nutzen.
• Eine Serienmail hat keine Sendezeiten. E-Mails können also auch abends oder am Wochenende rausgehen.

Tipp: Um nur während der Arbeitszeit zu senden, öffnen Sie die Serienmail auf der Seite Kampagnen und fügen Sie auf ihrem Tab Optionen einen Sendezeitplan hinzu. Siehe Kampagneneinstellungen.

Kostenloser Tarif und Limits

Im kostenlosen Tarif heißt der Senden-Button Versand freischalten. Ein Klick darauf speichert alles Vorbereitete in Ihrem Browser und öffnet das Tarif-Fenster. Nach der Zahlung kommen Sie direkt zu Schritt 3 zurück, alles ausgefüllt und bereit zum Senden. Endet Ihr Tarif später, stoppt eine laufende Serienmail den Versand. Siehe Abrechnung.

Nach dem Senden bietet die Serienmail außerdem Firmen anzeigen an: Firmen in der DataSend-Datenbank, die Sie auf dieselbe Weise erreichen könnten.

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