Einrichtungsanleitung

Die Einrichtung führt Sie Schritt für Schritt dazu, Ihre eigenen Postfächer für Cold E-Mails startklar zu machen: eine Versand-Domain, die Postfächer darauf, das Warmup und Ihre erste Kampagne. Das dauert etwa 20 Minuten Arbeit. Danach wärmen sich Ihre Postfächer 2 Wochen lang von selbst auf.

Möchten Sie sich gar nicht mit Domains und DNS befassen, können Sie stattdessen fertige Postfächer bestellen. Siehe Postfächer kaufen.

Die Anleitung öffnen

Sie können die Anleitung an mehreren Stellen öffnen:

• Über den Button Einrichtung oben unter E-Mail-Konten.
• Über den Button Einrichtung öffnen, den Kampagnen und Unibox zeigen, solange Sie noch kein Postfach haben.
• Über die Karte „Eigene Postfächer“ unter E-Mail-Konten, wenn Ihr Konto keine Postfächer hat.

Die Anleitung ist eine Checkliste mit vier Schritten. Jeder Schritt zeigt einen grünen Haken, sobald er wirklich erledigt ist, und der erste offene Schritt öffnet sich von selbst. Klicken Sie auf einen Schritt, um ihn zu öffnen, oder auf Weiter, um fortzufahren.

Wenn Sie zurückkommen, prüft die Anleitung die Domain, auf der die meisten Ihrer verbundenen Postfächer liegen, oder die zuletzt geprüfte Domain.

Schritt 1: Eine Domain zum Senden

Senden Sie Cold E-Mails von einer zweiten Domain, nie von Ihrer Hauptdomain. Geht etwas schief, bleibt Ihre Hauptdomain (die mit Ihren Rechnungen und Kunden-E-Mails) sauber.

1. Kaufen Sie eine Domain bei einem beliebigen Registrar. Ein Name aus Ihrem Firmennamen plus -mail oder -team funktioniert gut, zum Beispiel ihrefirma-mail.eu.
2. Leiten Sie die neue Domain beim Registrar auf Ihre Hauptwebsite um.
3. Tragen Sie die Domain in die Anleitung ein und klicken Sie auf Domain prüfen. Die Prüfung sieht sich DNS, Blacklists und Registrierung an und dauert etwa 20 Sekunden.
4. Beheben Sie alles, was orange oder rot markiert ist, und klicken Sie dann auf Erneut prüfen.

Die Anleitung zeigt Ihnen auch, wo die E-Mails der Domain gehostet werden („E-Mail läuft bei …“).

Was die Prüfung ansieht

Für Einträge, die Sie hinzufügen müssen, zeigt die Anleitung genau Typ, Name und Wert, jeweils mit einem Button Kopieren. Fügen Sie sie in den DNS-Einstellungen Ihres Registrars hinzu. „@“ steht für die Domain selbst (manche Anbieter wollen das Feld leer). Änderungen sind meist nach wenigen Minuten sichtbar, manchmal nach einer Stunde.

Tipp: Gibt Ihnen Ihr E-Mail-Anbieter einen eigenen SPF-Eintrag vor, verwenden Sie diesen statt des allgemeinen Eintrags, den die Anleitung vorschlägt.

DKIM einschalten

DKIM schalten Sie bei Ihrem E-Mail-Hoster ein, nicht in DataSend. Die Anleitung zeigt die passende Beschreibung für Ihren Hoster:

• Google Workspace: admin.google.com → Apps → Google Workspace → Gmail → E-Mails authentifizieren → Neuen Eintrag generieren. Fügen Sie den angezeigten TXT-Eintrag hinzu, warten Sie ein paar Minuten und klicken Sie dann auf Authentifizierung starten.
• Microsoft 365: security.microsoft.com → E-Mail & Zusammenarbeit → Richtlinien & Regeln → Bedrohungsrichtlinien → E-Mail-Authentifizierungseinstellungen → DKIM → Ihre Domain → DKIM-Schlüssel erstellen. Fügen Sie die zwei CNAME-Einträge hinzu und schalten Sie dann die DKIM-Signatur ein.
• Zoho Mail: Admin Console → Domains → Ihre Domain → E-Mail-Konfiguration → DKIM → Hinzufügen. Fügen Sie den TXT-Eintrag hinzu und klicken Sie dann auf Verifizieren.
• Anderes Hosting: Schalten Sie DKIM in den E-Mail-Einstellungen Ihres Hostings für die Domain ein.

Wenn die Prüfung fehlschlägt

Schritt 2: Postfächer verbinden

1. Legen Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter 5 Postfächer auf der neuen Domain an, mit echten Namen (jan@, jan.novak@, eva@).
2. Geben Sie in der Anleitung für jedes Postfach E-Mail, Passwort und optional den angezeigten Namen ein.
3. Klicken Sie auf Verbinden. DataSend findet die Mailserver und testet die Anmeldung vor dem Speichern.

Hier verbundene Postfächer starten mit einem Tageslimit von 25 E-Mails. Verbinden Sie ein Postfach auf einer anderen Domain, wechselt die Domain-Prüfung der Anleitung auf diese Domain.

Wird die Anmeldung abgelehnt, sagt Ihnen die Anleitung, was Sie bei Ihrem Anbieter ändern müssen, zum Beispiel ein App-Passwort bei Google. Alle Verbindungsmeldungen und das Hinzufügen vieler Postfächer auf einmal per CSV-Datei finden Sie unter E-Mail-Konten.

Schritt 3: Aufwärmen

2 Wochen lang senden die Postfächer täglich ein paar E-Mails an andere DataSend-Postfächer, die sie öffnen, beantworten und aus dem Spam holen. So entsteht das Vertrauen, das Ihre Kampagnen-E-Mails im Posteingang hält.

1. Klicken Sie auf Warmup einschalten. Damit schalten Sie das Warmup für alle Postfächer auf der Domain ein.
2. Verfolgen Sie den Fortschritt jedes Postfachs: „Tag 3 von 14 · bereit etwa ab …“, bis dort „bereit zum Senden“ steht.

Das Warmup ist Teil der bezahlten Tarife. Im kostenlosen Tarif öffnet der Button stattdessen das Upgrade-Fenster. Mehr unter E-Mail-Warmup.

Rotation: 2 Wochen senden, 2 Wochen Pause

Unter der Warmup-Liste können Sie die Rotation für die Postfächer der Domain einschalten. Die Hälfte sendet Kampagnen-E-Mails, während die andere Hälfte pausiert und weiter aufwärmt; alle 2 Wochen wird getauscht. Follow-ups kommen weiterhin von dem Postfach, das das Gespräch begonnen hat.

• Die Rotation braucht mindestens 2 Postfächer.
• Bei eingeschalteter Rotation zeigt jedes Postfach „sendet“ oder „pausiert bis …“, dazu das Datum, an dem die Hälften tauschen.

Schritt 4: Die erste Kampagne senden

Klicken Sie auf Kampagne erstellen, um sofort eine Kampagne aus Ihrer Liste zu starten. Sie können sie schreiben und testen, während die Postfächer aufwärmen. Siehe E-Mail-Kampagnen.

Wie viele Postfächer Sie brauchen

DataSend plant den Versand nach diesen Regeln, und dieselben Zahlen tauchen überall in der App auf:

• Ein aufgewärmtes Postfach bleibt bei etwa 20 Cold E-Mails am Tag aus dem Spam.
• Jede Firma bekommt 4 E-Mails: die erste plus 3 Follow-ups, verteilt auf 20 Arbeitstage.
• Mit Rotation pausieren genauso viele Postfächer, wie senden.
• Legen Sie 5 Postfächer pro Domain an, damit eine markierte Domain nicht den Rest stoppt.

Haben Sie weniger Postfächer, als Ihr Tarif braucht, zeigen Kampagnen und E-Mail-Konten eine Erinnerung mit dieser Rechnung. Sie können sie für zwei Wochen ausblenden.

Hinweis: Bei fertigen Postfächern sind Domains, DNS-Einträge, Warmup und Rotation bereits erledigt. Der Link unten in der Anleitung, „Lieber fertig? Flotte bestellen →“, öffnet Postfächer kaufen.

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